Concept of Payment Advice

Concept of Payment Advice

Payment Advice एक important concept है और इसके बारे में हम सभी को पता भी होना चहिये! Let’s understand this concept.

जब भी हम किसी को उधार माल (Credit Sale)  बेचते है तो entry करते है :-

Debtor A/c          Dr.

       To Sales A/c

Practically जब भी हम उधार माल बेचते है तो अपने debtor को credit period allowed करते है generally 1-2 months.

Assume that Mr. Santa (Seller) Sold Goods to Mr. Banta (Buyer)

जब भी Santa (Seller) Mr. Banta को goods sold करता है तो उसे Sales invoice/bill issue करता है. Assume that Mr. Santa has issued the following bills to Mr. Banta:-

Sr. No.	Bill Date	Invoice No.	Bill Amount (In Rs.)
1	02/12/2014	0873	28,400.00
2	04/12/2014	0914	26,700.00
3	09/12/2014	1050	30,872.00
4	17/12/2014	1278	29,338.00
5	23/12/2014	1419	27,690.00
6	26/12/2014	1782	27,800.00
7	31/12/2014	2218	29,300.00
		Total	2,00,100.00

 अब Mr. Banta, Mr. Santa को या तो Cash में या फिर Cheque से और अगर jyada ही smart हुआ तो फिर Neft/RTGS से भी payment कर सकता है! जब भी Mr. Banta Mr. Santa को payment करेगा तो वो यह भी बताएगा कि मैंने कौन – कौन से bill के against payment कि है या फिर कौन कौन से bill Clear कर दिए है. इस सबके लिए Mr. Banta Payment के साथ साथ एक Detail भी भेजता है जिसे Payment Advice कहते है!

Payment Advice issued by Abc Co. to M/s Bangalore Chemicals & Fertilizers

In a nutshell, Payment advice is issued by debtors to their creditors at the time of making payment to them.

Use of Payment Advice for seller:-

Payment Advice का seller के लिए बहुत ज्यादा use है! इसी के Basis पर seller को पता चलता है कि Debtors ने कौन कौन से bill कि payment कर दी है और कौन कौन से bill अभी pending है!

Please consider the sales invoice details given above.

मान लीजिये Mr. Santa को December month में जो उसने sale कि थी उसकी पूरी payment Rs. 2,00,100/- मिलनी थी! लेकिन उसे Rs. 1,70,762/- कि payment receive हुई! जिसके लिए Santa ने Banta को Phone करके उससे Payment Advice मंगा ली! जैसे ही उसने Payment Advice को देखा तो उसने पाया कि इस Payment Advice में Bill No.1278 missing है और उसने तुरंत Banta को phone कर दिया

Tring....Tring........Tring........ Tring................

Banta ने caller tune लगाई हुई है..............

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“Yaar tera Superstar --------- Desi Kalakaar” Main putt (putra) jatt da.........maanda ni main kavi haar..... “Yaar tera Superstar --------- Desi Kalakaar”

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एकदम से phone उठता है ......

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Banta:- Yes, Who’s this?

Santa:- Santa Here..................................

Banta:- O haanji Paaji bolo ki Haal Chaal

Santa:- Ki Haal Chaal

Banta:- o nai paaji aap batao Haau aare You?

Santa:- Chal hat pagle ab rulayega kya, mujhse aisi senty senty baatein na poocha kar

Banta:- Ok Ok My Mistake paaji...... aur batao kaise yaad kiya?

Santa:- Yaar jo tumne payment advice bheji hai ussey pata chala ki tumne Bill no. 1278 ki payment nahi ki.

जिस पर Banta ने Santa को कहा कि Sir, हमारी books में तो Bill No. 1278 hai hi nahi. फिर क्या था Santa ने Bill No. 1278 कि Duplicate copy निकलवाई और उसे Scan करवाकर Banta को Mail करवा दी! जिसके बाद Banta ने Bill No. 1278 को अपनी books में record कर लिया और next payment में Bill No. 1278 ki payment करने कि assurance भी दी!

इस तरह payment advice कि वजह से Santa के जो invoice Banta ने गलती से record नहीं किये थे वो समय रहते record हो गए! और अब अगली payment के साथ साथ Santa को Bill No. 1278 की payment भी मिल जाएगी!